Tps pro setkání na dobré vzdálenosti

Tipy pro dobré schůzky na dálku

Distanční schůzky šetří čas a přinášejí rychlejší výsledky

Mezi výhody distančních setkání patří:
• Snížit nebo eliminovat cestovní náklady
• Zvýšení efektivity společnosti - doba cestování se stává pracovní dobou
• Snížení úrovně stresu mezi zaměstnanci - rovnováha mezi pracovním a soukromým životem
• Přímé a spontánní
• Přátelský k životnímu prostředí

Tipy pro dobré telekonference

Příprava (pokud předsedá schůzi)

• Účel. Mít jasný účel schůzky a to, co očekáváte od účastníků. Je to schůzka pro informaci, diskusi nebo rozhodnutí?
  • Správní lidé. Pozvěte ty správné lidi, lidi, kteří na schůzce něco přidají a něco z toho dostane.
  • Požadované hodnoty. Účastníkům zasílejte požadované četby a každému z účastníků sdělte, co se od nich očekává. Předpokládají, že na schůzce přinesou určité informace nebo něco konkrétního vysvětlí.
  • Jasná agenda. Před termínem schůzky rozešlete agendu a seznam účastníků včas.
  • Informovat. Vysvětlete, jak se ke schůzce připojit (telefonní číslo a jakýkoli PIN kód), nebo zda bude volání provedeno účastníkovi.
  • Test. Před zahájením prvního setkání se vydejte na několik testů a vyzkoušejte různé funkce. Může se stát, že váš rozvaděč vyžaduje speciální příkazy pro vyzvánění více účastníků.
  • Dokumentace. Jak bude schůzka zdokumentována? Je vhodné použít funkci nahrávání.
  • Udržujte to jednoduché. Pokud je schůzka opakovaná, přidejte účastníky jako skupinu do průvodce konference nebo přidejte jednotlivé kontakty do telefonního seznamu.
  • Začněte a ukončete včas. Zasedání vždy začněte ve stanovený čas, i když chybí účastníci.
  (Plánujte krátkou přestávku, pokud je třeba schůzku prodloužit).
  • Sledujte a sledujte. Shrnutí, sledování a zasílání poznámek k schůzce přímo po schůzce. [Stanovte termíny a dejte každému vědět, kdo je zodpovědný za co].

Během zasedání (pokud předsedá schůzi)

• Úvod. Vítejte a představte každého. Tím se schůzka dostane do dobrého startu a zajistí inkluzivní atmosféru i pro ty, kteří jsou mimo pracoviště. Pokud schůzka není příliš velká (až 10 účastníků), požádejte účastníky, aby se stručně představili, aby získali hlas pro svůj hlas. Snažte se vždy vytvořit atmosféru, která dává lidem pocit, že sedí společně, dokonce i na jiných místech.
  • Minut. Udělejte si poznámky nebo jmenujte sekretářku, která může trvat minuty a má přístup k záznamu, pokud je vytvořen.
  • Denní program. Osoba vedoucí schůzku vysvětluje, o čem je schůzka a jak dlouho bude probíhat a poskytne stručné shrnutí agendy.
  • Přerušení. Začněte schůzku vysvětlením základních pravidel schůzky a toho, co může být rušivé.
  Nesmíte číst e-maily, surfovat po smartphonu, pracovat s jinými úkoly atd.
  • Přestávky. Pokud schůzka trvá déle než 45 minut, udělejte si pauzu, aby si lidé mohli natáhnout nohy po dobu 10-15 minut před pokračováním.
  • Dosáhnout dohody. Než přejdete na novou položku, informujte se u různých účastníků, abyste zjistili, zda chce někdo něco říct. Díky tomu se všichni cítí zapleteni.
  • Dynamicky. Spravovat a zvažovat dynamiku ve skupině. Ujistěte se, že každý dostane slovo v záležitosti, která je projednávána, řeší konflikty.
  • Vysvětlete. Pokud se něco stane v místnosti (což by mohlo být smích), vysvětlete, co se děje s každým, kdo se telefonicky účastní, aby se ujistil, že se všichni cítí součástí.
  • Čas na otázky. Odložil čas na řešení jakýchkoli otázek.
  • Nové setkání. Pokud existují záležitosti, které je třeba sledovat, dohodněte si čas na příští schůzi.

Po schůzce (pokud předsedá schůzi)

• Sledujte a sledujte. Shrnutí, sledování a zasílání poznámek k schůzce přímo po schůzce. Stanovte termíny a dejte každému vědět, kdo je za co zodpovědný.

Pro všechny účastníky schůzky (na vzdáleném místě)

• Ticho a klid. Pokuste se najít co nejklidnější místo k sezení.
• Zaparkujte. Pokud se účastníte svého vozu, zaparkujte bezpečně, např. Na parkovišti, před vstupem na schůzku.
• Vypněte mikrofon. Pokud sedíte někde se spoustou hluku na pozadí, např. Na letišti nebo v autě nebo kavárně, vypněte mikrofon (ztlumení), když nemluvíte.
• Buďte připraveni na dostatek času. Ujistěte se, že jste v dostatečném předstihu, aby se schůzka mohla zúčastnit před zahájením schůzky (stejně jako lidé v konferenční místnosti společně).
• Představit se. Pokud máte co říct, ujistěte se, že lidé rozpoznají váš hlas tím, že se nejprve představí.
• Informujte lidi. Pokud se odpojíte (špatný příjem atd.), Zavolejte okamžitě a ve vhodnou chvíli nechte ostatní účastníky vědět, že jste na chvíli pryč.
• Soustředit se. Soustřeďte se na setkání. Během schůzky nečtete e-maily ani jiné věci.