Kdy zaznamenávat videokonference?

Setkání jsou skvělé. Umožňují nám spolupracovat s ostatními, rozdělovat a dobýt práci a zajistit, aby všichni měli hlas u stolu. Na schůzkách však dochází k poklesům a jedním z nich je skutečnost, že mnoho důležitých informací je často sdíleno v krátkém čase. A aniž by někdo dělal pilné poznámky, věci se mohou snadno ztratit nebo zapomenout.

Díky videokonferenci s technologií Tenveo to není problém. Tím, že jednoduše stisknete tlačítko "Record Meeting" v aplikaci, mohou uživatelé nahrávat vše, co se v této schůzce vyskytuje - jak zvuk, tak video - pro pozdější přehrávání. Máme stovky tisíc uživatelů, kteří tuto funkci využívají, ale možná vás zajímá ... proč? Měly by se schůzky vždy zaznamenávat? Kdy je vhodný čas pro zaznamenání schůzky?

1. Když se někdo nemůže zúčastnit

Lidé jsou velmi zaneprázdněni a nemůžeme být vždy na dvou místech najednou. Zaznamenávání schůzky prostřednictvím společnosti Tenveo je skvělou volbou pro to, když je někdo mimo kancelář, nebo je jednoduše rezervován na jiné schůzce najednou. To umožňuje, aby se tato osoba dostala do diskuze později, takže není potřeba věnovat drahocenný čas naplnění je na příští schůzi nebo posílat více e-mailů tam a zpět, aby se zajistilo, že všichni pozvaní mají informace, které potřebují. Osoba, která zmeškala schůzku, může nahrávku jednoduše prohlížet, když mají čas, a je to téměř tak dobré, jako tam, kde jsou sami.

2. Při školení zaměstnanců

Máte pocit, jako byste říkali stejnou věc znovu a znovu, zvláště při školení zaměstnanců? Při školení prostřednictvím videokonference společnosti Tenveo klikněte na tlačítko Nahrát. To vám umožní nahrávat trénink jednou a poté jej přehrát každému, kdo si později potřebuje prohlížet záznam. To je užitečné zejména při školení nových zaměstnanců o tom, jak používat software nebo při aktualizaci stávajících protokolů pro velké skupiny lidí. Navíc posílání záznamu v předstihu vám umožňuje ušetřit čas na opakování během tréninku a věnovat více času odpovědi na konkrétní otázky nebo poskytnutí podpory.

3. Když chcete zůstat zapojení

Schůzky nám často umožňují dosáhnout více než e-mailu nebo IM, protože umožňují všem dostat se do místnosti (nebo na živé video), aby měli přirozenou diskusi o tématu. Nicméně, pro osobu, která si přilepila poznámky, se schůzky mohou někdy cítit ještě méně produktivní než e-mailová konverzace. Snažíme se zůstat soustředěni na konverzaci, abyste mohli napsat všechno, co bylo řečeno, je těžké se aktivně zapojit a mít svůj hlas slyšitelný při rozhodování. S videozáznamem však může každý později znovu nahrát záznam, aby zaznamenal poznámky a získal důležité detaily, a proto je v průběhu samotné schůzky méně potřeba mít specializovanou agenturu.

4. Při rozhovoru s kandidáty

Rozhovor s několika kandidáty na stejnou pozici je obtížný, zvláště když dva nebo tři jsou výjimečně kvalifikovaní. Může být těžké si pamatovat, jak přesně první dotazovaný odpověděl na otázku, nebo jak pátý člověk zpracoval praktický případ. Dokonce i u několika málo kandidátů může být obtížné přesně zapamatovat si každý předmět, o kterém jste se zabývali, a jak dobře odpověděli na své otázky. Tato otázka však může být rychle vyřešena tím, že budete mít pohovory s videokonferencí a zaznamenávat videozáznamy a umožní vám snadné přehrávání celého rozhovoru při rozhodování o tom, který kandidát je nejvhodnější pro tuto roli.

5. Potřebujete-li záznam o schůzce

Už jste někdy měli skutečně produktivní setkání a vyrazili jste nadšení z nových výzev, jen abyste zapomněli, co jsou tyto nové výzvy týden později? Nebo měl argument s kolegou o tom, co přesně bylo uvedeno během schůzky? Nebo jste jen chtěli mít záznam o tom, co se stalo ve vašich firemních městech, abyste se k němu později mohl obrátit? Videozáznamy řeší všechny tyto problémy a další. Nahráváním důležitých schůzek (nebo jakéhokoli setkání!) K pozdějšímu přezkoumání můžete rychle vzpomenout na to, o čem se diskutovalo, nebo urovnat neshody s jednoduchým přehráním záznamu.

Konečně a důležitá videotechnika na místě Tenveo je třeba zmínit o tom, že někteří lidé nechtějí být zaznamenáni bez důvodu a v závislosti na vašem průmyslu může být nelegální zaznamenávat některé (nebo všechny) vaše schůzky. Nezapomeňte vždy požádat všechny účastníky předtím, než narazíte na tlačítko "Zaznamenat schůzku" a po ukončení schůzky nezapomeňte sdílet záznam se všemi příslušnými lidmi.