9 tipů pro efektivní on-line setkání

Nedávno jsme napsali populární článek o tom, jak uspořádat efektivní schůzky. Někteří lidé poukázali na to, že on-line schůzky vyžadují speciální dovednosti a může být obtížné řídit se stejnými radami, jaké jsme udělali pro osobní setkání. S tolika lidmi, kteří pracují z domova, se zdálo, že je dobré se obrátit na tyto typy schůzek. Protože primárně pracuji z domova, dobré procento z mých schůzek se provádí pomocí videokonferencí a sdílení obrazovky. Poté, co to děláte již několik let, naleznete zde některé z nejlepších tipů, které bych nabídl pro lidi, kteří začínají online setkávání.

1. Zůstaňte zaměřeni

Je snadné se rozptýlit nebo se pokusit o multifunkční úkol, když jste v online schůzce. Nedělejte to. Zvláště pokud jste na videu, zůstaňte soustředěni na schůzku a nenechte svého psa ani děti, aby přišli do kanceláře nebo se na kameru objevili. Pokud jste fyzicky na setkání, vaše přítomnost vám dává některé "body" pro pozornost, a to i v případě, že jste se doodle nebo díváte z okna. S on-line setkání, i velmi malé rozptýlení může vyvolají vypadat, jako byste nevěnovali vůbec pozornost.

Udělal jsem videokonference, kdy se jeden člověk stále přerušoval nebo rozptýlel s jinými telefonními hovory apod. Na videokonferenci to narazí jako na desetkrát neprofesionální než osobně.

2. Získejte správnou technologii

Předpokládejme, že tato technologie bude problémem a udělejte si více možností a dost času na to, aby bylo vše v pořádku. Zde je několik věcí, které je třeba zvážit:

Restartujte počítač předem. Pokud občas potřebujete restartovat počítač, aby nedošlo k zablokování, postupujte před zahájením jednání. Nechcete přinutit všechny, aby počkali při restartování počítače.

Připojte 10 až 15 minut dříve. Pokud se vyskytnou nějaké problémy, chcete se ujistit, že o nich víte předem. To platí zejména v případě, že používáte webový konferenční systém, který jste obeznámeni. Může existovat malá křivka učení a mohou existovat některé nástroje, které je třeba stáhnout a nainstalovat.

K dispozici jsou alternativní informace o připojení. Mnoho řešení webových konferencí vám umožňuje používat zvuk přes počítač nebo přes telefon. Ujistěte se, že máte informace, které potřebujete k připojení oběma způsoby. Pokud problémy s připojením způsobují, že váš obraz videa je trochu trhavý, není to velký problém, ale pokud lidé nemohou pochopit, co říkáte, nebudete moci přispívat.

Ujistěte se, že připojení k internetu nebude nasycené. Nepokoušejte se konat videokonference, zatímco někdo jiný se pokouší nahrát celé DVD dat. Na většině míst je rychlost načítání vaším úzkým úhlem, ale to funguje oběma způsoby. Hlas je obzvláště citlivý na rychlost vašeho připojení, takže pokud máte potíže, zkuste použít telefon pro hlasové připojení, takže můžete slyšet a být jasně slyšet minimálně.

Připojte zálohování, na které můžete snadno přepnout. Pokud děláte spoustu videokonferencí z domova, pravděpodobně stojí za to mít záložní připojení k internetu. Na mnoha místech můžete získat linku DSL za 15 až 30 dolarů za měsíc. Nicméně je užitečné pouze tehdy, pokud víte, jak se k němu rychle přepnout v případě, že se něco stane.

Vypněte další programy. Nepokoušejte se provést videokonferenci, když je aplikace pro úpravu videa nebo spousta obrovských souborů aplikace Photoshop otevřená. Ukončete programy, které nepotřebujete. Tím se sníží pravděpodobnost, že váš počítač zhroutí a zvýší zdroje dostupné pro videokonference.

Používejte UPS. Nechcete, aby se klepal offline, pokud se vypne a znovu zapne napájení. Ujistěte se, že celý komunikační řetězec je připojen k zálohování baterie. Je-li váš počítač připojen k zálohování baterie, ale váš kabelový modem není, po vypnutí napájení stále máte slabé spojení.

3. Sledujte souhrn e-mailů

V reálném setkání se některé z cenných částí vyskytují po skončení schůzky. Lidé mluví o tom, co budou dělat, vyjasní závazky apod. Zkuste to znovu, pokud je to možné. Odeslání e-mailu o tom, jaká rozhodnutí byla učiněna a kdo se zavázal k tomu, co pomůže zajistit, že nedojde k nedorozuměním a pomůže vytvořit záznam, který může každý použít.

4. Zdvořile se hádej

Jak zdůrazňuje Brian, argumentování může být dobré pro schůzky, ale nemůžete argumentovat stejným způsobem o videokonferenci, jak můžete osobně, aniž byste se stali trhákem. Měli byste stále tvrdit. Jak jsme již řekli, nejdůležitější část schůzky pracuje prostřednictvím neshod a zamyšlení myšlenek. Přesto musíte být obzvláště opatrní, abyste byli zdvořilí, protože máte nevýhodu, pokud jde o neverbální komunikaci. Váš jazyk těla a držení těla se nebude projevovat také prostřednictvím videokamery tak, jak to dělají osobně, takže způsob, jakým říkáte, se stává mnohem důležitější.

Zde jsou některé způsoby, jak zdvořile argumentovat:

Uveďte postoj druhé osoby empatii. To vám pomůže ukázat, že rozumíte tomu, co říkali. Přidání frází, jako je "Vidím, proč si myslíte, že je to důležité" a "Vidím, že to má hodnotu z pohledu XYZ." Ukazuješ, že chápeš postavení někoho a důležitost jeho pozice je velmi cenným způsobem, Z pohledu, protože jim brání v obraně.

Zůstaňte zaměřeni na problém - ne na lidi. Buďte velmi opatrní, abyste nedělali nic, co by vypadalo jako osobní útok.

Počkejte na uvedení své pozice. Nezačněte mluvit s napůl formulovanou myšlenkou. Není nerozumné psát pár slov, které načrtávají váš argument, než začnete mluvit. Nezapomeňte, že jste v neverbální komunikační nevýhodě, takže vaše slovní komunikace musí být křišťálově jasná a mimořádně přesvědčivá.

Adresujte jakékoli nepřátelství, i když je nepatrné. Říkáním věcí, jako je "Vím, že se na to cítíte silně a oceňuji vaši vášeň", může pomoci udržet věci zaměřené na myšlenky a pomáhat rozptýlit nepřátelství mezi jednotlivci.

Plánovat dopředu. Pokud víte, že nějaká diskuse je pravděpodobné, že se stane sporným, plánujte vpřed. Jestli víš, že se Joe může zlobit na tvůj nápad, ale Susan to podporuje, promluví si s Susanem předem. Možná můžete oba představovat část své pozice, takže Joe není zaměřen na jednu osobu. Možná, že Susan může prezentovat tuto myšlenku, protože má s Joem lepší pracovní vztah a bude s ním ve stejné místnosti, takže není v nevěstkové komunikační nevýhodě.

Postupujte s lidmi v telefonu. Rychlý telefonní hovor několika osobám po schůzce může být cenný, aby se ujistil, že nejsou žádné těžké pocity. To může pomoci replikovat některé interakce, ke kterým dochází po setkání v osobě, když se lidé vracejí zpět k pracovním stanicím.

5. Připravte se

Ujistěte se, že máte před schůzkou vše připraveno. Videokonference budou mít tendenci zvětšovat libovolný nedostatek přípravy z vaší strany, takže se ujistěte, že máte nějakou dokumentaci nebo soubory, kde je můžete snadno získat, aniž byste se museli rozhlížet. V reálném životě se nakloníte, abyste se podívali na aktovku, nemusí to být velký problém, ale pokud zmizíte z obrazovky, abyste něco získali, může to vypadat, jako byste neudělali vaši přípravnou práci. Většinu času nechcete zmizet z obrazovky, pokud vám to pomůže.

6. Podívejte se na fotoaparát

Nejlepší systémy videokonferencí umožňují prohlížet si lidi při pohledu přímo do kamery. Snažte se, abyste svůj videokamer postavili s ohledem na tuto skutečnost. Pokud se díváte doleva na obrázek jiných lidí a videokamera je na pravé straně, vypadá to, že právě zíráte na stranu. Pokud nevidíte obojí, je obvykle dobrý nápad podívat se na svůj fotoaparát, aby všichni měli na druhém konci oční kontakt. Pokud se na obrazovce zobrazuje náhled obrázku, pokuste se umístit kameru a okno tak, aby vypadalo, že se díváte do očí.

7. Čisté pozadí bez rozptýlení

Buďte si velmi dobře vědomi, co je v pozadí za vámi nebo na stole před vámi. Snažte se udržovat kancelář čistou a neomezenou, jak je to možné. Buďte velmi opatrní, když lidé za vámi chodí. Může to být rušivé, vypadá neprofesionálně a může skončit dělat něco trapného. Zprávy, jako například ukázat všem svým analytikům, že se v jejich počítačích tvrdě pracují. Nedávné vysílání finančních zpráv ukázalo, že pracovník, který se dívá na plavecké fotografie na svém monitoru v pozadí. V ideálním případě chcete, aby váš stůl byl umístěn tak, aby lidé nemohli za vámi chodit. Pokud pracujete doma, nechcete, aby jedno z vašich dětí běželo v pozadí.

8. Použijte dobrý fotoaparát

Zatímco vestavěná kamera na vašem notebooku může fungovat, pravděpodobně budete mít lepší kvalitu s externí kamerou. Používám videokameru DV připojenou do počítače s firewirem a vytváří velmi příjemné výsledky. Může to mít prospěch, abyste si nějakou dobu uvědomili, jak vyvážení bílé působí na vašem fotoaparátu. Udělal jsem nějaké on-line setkání s lidmi, kteří vypadají, že právě strávili 10 hodin ve soláriu, protože jejich kamera dělá pleťové tóny vypadají jasně červené. Ačkoli to není velký problém, čím profesionálnější můžete vypadat, tím lépe. Dalším rysem, které se mi líbí v mém fotoaparátu, je zoom dálkového ovladače. To mi usnadňuje zarovnání obrazu bez toho, abych musel dosáhnout kamery nebo nechat obrázek.

Ujistěte se, že máte dostatek světla. Je-li váš fotoaparát vybaven osvětlením, zkuste jej zapnout. Otevření stínu nebo zapnutí jiné lampy může mít velký vliv na to, jak váš obrázek vypadá na ostatní účastníky.

9. Končit včas

Chcete, aby se lidé objevili včas na vaše důležité setkání. Musíte jim dát stejnou úctu a skončit, když říkáte, že skončíte. Pokud zůstanete na vrcholu časového harmonogramu své agendy, ukončení včas by nemělo být příliš obtížné a končit brzy je vždy dobrá věc.